6 Ottobre 2016 di Daniele Frulla
Trarre giovamento dalla digitalizzazione dei documenti non è cosa da poco per una azienda. Potete guardarvi le 5 regole per eliminare la carta. L’unica cosa che dovete fare è trovare un buon software di scannerizzazione dei propri documenti che sia semplice, facile e gratuito
Software per scannerizzare documenti e trasformarli in PDF ve ne sono numerosi, quello che ho scelto è uno sofware su piattaforma Windows che ho utilizzato anche io ed è stato per me particolamente gradevole.
Si chiama PDF24.
I tre passi fondamentali per utilizzare PDF24 sono:
Per scannerizzare attraverso lo scanner dovete selezionare il bottone Importa da scanner o fotocamera. Il resto delle schermate è dovuta al tipo di driver dello scanner.
Vi siete chiesti perché digitalizzare i documenti in formato PDF? Esistono tantissimi altri formati, perchè il PDF? Non avremmo potuto usare .tiff?
PDF è un acronimo che indica Portable Document Format. Usare questo tipo di formato per la digitalizzazione dei documenti è vantaggioso perché PDF è un standard internazionale usato ormai da chiunque. Ogni sistema operativo permette la lettura e l’apertura di files .pdf attraverso i readers pdf.
Inoltre, del documento digitalizzato è possibile fare OCR, ossia il riconoscimento ottico dei caratteri. In questo modo potrete ricercare all’interno del PDF una parola o un testo semplificarvi la vita.
Con un documento digitalizzato ricercherete le vostre carte non più realmente, ma digitalmente attraverso lo sfoglia cartelle.
Non dimenticate di dare dei nomi corti e significativi ai vostri documenti. Per esempio per le fatture potete usare questo formato: [Anno][Mese][Giorno]_[numero_Fattura]_[Fornitore].pdf. Avrete così il vantaggio di ordinare i files per anno, mese, e giorno.
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